Rutiner medlemsadministrasjon lagledere Stange Sportsklubb

For rutiner som er viktige i laglederrollen i fotballgruppa vises det til laglederhåndboken. Nedenfor er utfyllende informasjon rundt medlemsrutiner som er viktig å følge for lagledere (gjelder alle idretter):

Innmelding
Ny utøver, eller dens foresatte, melder inn før første aktivitet. Ved å sende kodeord SSKMEDLEM til 27333 mottar man SMS med innmeldingsskjema. Som lagleder har du mulighet til å legge inn nye medlemmer i Rubic, men det er ønskelig at innmeldingsskjemaet brukes slik at vi får med all informasjon. Dersom ny utøver/foresatt trenger hjelp med innmeldingen finnes veiledning her.

Dersom ny spiller allerede er medlem i SSK, f.eks som aktiv i en av våre andre idretter, må de legges inn i den nye idretten og laget det gjelder. Ved å sende SMS til 27333 med kodeord SSKMEDLEM, etterfulgt av idretten og navnet til vedkommende (f.eks SSKMEDLEM FOTBALL FORNAVN ETTERNAVN), vil medlemsansvarlig legge til i rett lag. Det er viktig at medlemmet ligger i lagets gruppe i Rubic slik at treningsavgift blir fakturert, offentlige midler blir beregnet korrekt og medlemmet får nødvendig informasjon fra klubb.

INGEN skal delta i aktivitet i Stange Sportsklubb, enten det er trening, kamp eller turneringer, før de er medlemmer. Det gjelder både spillere, trenere og lagledere. Medlemskap på 50 kr må være betalt før første aktivitet. Se retningslinjer for medlemskap her. Prøveperiode regnes som tiden frem til forfall på årets første treningsavgift (har som regel 30 dager forfall). Det gis altså ingen prøveperiode før man må betale medlemskontingenten på 50 kr.

Samhandling Rubic/Spond/andre systemer
Rubic er klubbens offisielle medlemssystem. Her er det viktig at vi sitter på korrekte medlemslister med oppdatert medlemsinfo. Dersom lagene bruker Rubic som kommunikasjonskanal vil medlemmene/foresatte bidra til å holde kontaktinfo oppdatert. Dersom laget foretrekker å benytte andre kommunikasjonskanaler, som f.eks Spond, må lagleder sikre at medlemslistene i Rubic og Spond er identiske. Ingen skal legges til i Spond før de er registrert korrekt i Rubic.

Utestående fakturaer
Det forventes ikke at lagledere skal purre på medlemmer ved utestående medlemsfakturaer, men det oppfordres til å sende ut påminnelser i kanalene lagleder kommuniserer med sitt lag. Det kan f.eks være at noen er registrert med feil kontaktinfo i Rubic, eller fakturaene havner i søppelposten. Da vil påminnelser fra lagleder på f.eks foreldremøter, i chatter eller andre kanaler kunne avdekke dette. For noen familier kan det være aktuelt å søke fritak fra treningsavgift gjennom medlemsfondet vårt. Det er fint om lagleder opplyser om denne muligheten. Det blir også opplyst om ved utsendelse av treningsavgift.

Endring i støtteapparatet
Dersom laget får en ny trener eller lagleder i støtteapparatet må det meldes fra om omgående til medlem@stangesportsklubb.no. Før ny trener/lagleder starter må vedkommende meldes inn i klubben om hen ikke allerede er medlem. Klubben må så innhente politiattest, ordne med bekledning, opprette nøkkelkort og legge til i eventuell Spond-gruppe. Lagleder legger det nye medlemmet av støtteapparatet med riktig rolle i Rubic og bekrefter teamet.

Bekreftelse av teamet
Innen den 7. hver måned skal lagleder bekrefte teamet sitt i Rubic. Det gjøres her. Dersom det mangler noen utøvere eller trenere/lagledere trykker du på Rubic sync for å se om noen ikke er synkronisert fra Rubic Medlem. Dersom noen fortsatt mangler kan du legge de inn eller be de melde seg inn ved å sende SSKMEDLEM til 27333. Kontroller også rollene i støtteapparatet. Knapp som heter Bekreft team er øverst på siden. 

Utmelding
Medlemmet, eller deres foresatte, må stå for utmelding og sender utmelding til medlem@stangesportsklubb.no. Se retningslinjer for medlemskap. Dersom en utøver eller dens foresatte meddeler til lagleder at utøveren skal slutte, henviser lagleder til rutine for utmelding. Umiddelbart etter utmelding fjernes utøveren fra laget og meldes ut av klubben etter 31.12 året den meldes ut.